Samoobsługa i automatyzacja na obiektach. Część IV. Elementy uzupełniające.

Kontynuując serię wpisów dotyczących automatyzacji systemów sprzedaży biletów i wejść na obiekty czas przejść do zagadnie związanych z doposażeniem zautomatyzowanego obiektu w kolejne opcjonalne elementy.

Przypominamy, że serię tych wpisów można nazwać „poradnikiem” dla zarządzających różnego rodzaju obiektami w których prowadzona jest sprzedaż biletów, wejść, kart, karnetów, gastronomii oraz różnego rodzaju asortymentu. „Poradnik” ma przybliżyć możliwości zmian w zakresie obsługi klienta w nowej rzeczywistości napędzanej postępem technologicznym i pandemią.

„Poradnik” składa się z następujących części:

• Część I. Sprzedaż przez Internet.
• Część II. Automatyzacja wejścia.
• Część III. Automatyzacja wyjścia.
• Część IV. Elementy uzupełniające.
• Część V. Case Study.

Elementy uzupełniające do automatyzacji systemów biletowych nie są zwykle brane pod uwagę przez Inwestorów. Często w ich świadomości następuje pewne uproszczenie polegające na zdaniu „mam automat – już mi nic nie potrzeba”. W niektórych przypadkach to zdanie jest prawdziwe, jednak aby osiągnąć maksymalizację z automatyzacji trzeba zbadać swoje „słabe punkty”. Poniżej opiszę kilka takich elementów, a są nimi:

1. system sterowania szafkami wewnątrz Obiektu;
2. szafki odzieży wierzchniej lub szafki depozytowe;
3. system parkingowy;
4. integracje systemowe.

Ad. 1. Systemy sterowania szafkami wewnątrz obiektu.

Jeżeli obiekt posiada szafki w swojej płatnej strefie, niezbędne jest aby były one sterowane elektronicznie oraz aby były przydzielane w sposób dynamiczny. Założenie to wynika z pewnego rodzaju logiki. Skoro inwestujemy w automatyzację to liczymy na to, że pociągnie za sobą ona oszczędności w „ludzkiej” obsłudze klienta. Dlatego w interesie Inwestora jest to aby automaty zajmowały jak najmniej czasu technicznym lub kasjerom.

W przypadku kiedy szafki obiektu są na kluczyk lub sterowane elektronicznie w ten sposób, że jeden identyfikator obsługuje jedną dedykowaną szafkę, doposażenia obiektu w automaty mija się z celem. Po pierwsze: mając ograniczoną ilość identyfikatorów Inwestor zmuszony jest podzielenie tego ograniczonego zbioru (np. 100 opasek) na te w maszynie i te w kasie (np. w proporcji 50:50). Wtedy, kiedy pojawi się więcej klientów w kasie niż kasa ma do dyspozycji szafek – obsługa musi iść od automatu i tam „podbierać” opaski. Z drugiej strony, jeżeli to automat będzie bardziej popularny, to obsługa techniczna będzie musiała go wiecznie zasilać opaskami. Analogiczny problem znajdziemy przy temacie „połykacza” opasek: rozliczeni klienci, którzy skorzystają z urządzenia zostawią w nim opaski z zakresu np. 1-50 i te szafki będą unieruchomione do czasu, kiedy obsługa ich nie odbierze i doda z powrotem do automatu lub kasy (tutaj sytuację może ratować tylko umieszczenie mechanizmu „połykacza” w boksie kasowym tak, aby opaski klientów bezpośrednio „wracały” do kasy).

Rozwiązaniem powyższych problemów jest zastąpienie systemu szafek 1:1 (kluczykowego bądź elektronicznego) na system dynamiczny (przypisujący szafki wraz z biletem), system oparty na na ekranach dotykowych (klient wybiera sobie szafkę za pomocą ekranu dotykowego) lub też zamki bateryjne z wbudowanym czytnikiem – jednak bez przypisanego „na sztywno” identyfikatora. Wtedy ilość identyfikatorów, które mogą „krążyć” po obiekcie może być dowolna (nawet 300% więcej niż jest szafek). Zapewni to odpowiednią rotację i zmniejszenie zaangażowania obsługi w temat wydawania opasek – a przecież o to chodzi w automatyzacji.

Ad. 2. Szafki odzieży wierzchniej lub szafki depozytowe .

Aby zapewnić automatyzację obiektu należy również zadbać o klienta będącego przed procesem zakupu wejścia (jeżeli tego nie uczynił przez Internet za pomocą np. platformy eAktywni). Pomocnym narzędziem są tutaj szafki depozytowe i szafki na odzież wierzchnią.

W przypadku szafek na odzież wierzchnią doskonale sprawdzają się zamki na PIN-KOD. Klient przychodzący w kurtce na obiekt może skierować się do ustawionych w hallu obiektu wąskich lecz głębokich i w miarę wysokich szafek gdzie może powiesić swoją odzież wierzchnią. Zamyka szafkę sobie znanym PIN-KODEM i tym samym PIN-KODEM ją otwiera po rozliczeniu. Tak otwarta szafka jest gotowa do przyjęcia kolejnego Klienta, który zamknie ją swoim kodem, innym już niż kod zastosowany przez poprzednika.

Szafki depozytowe działają w sposób podobny. Jest ich po prostu więcej a ich gabaryt zwykle jest mniejszy. Różnica jest taka, że szafkę taką można zastosować na obiektach otwartych, zastępujący tym samym popularne zamki „na 2 złote”, których to często klient nie ma i zwraca się do kas lub obsługi o rozmienienie pieniędzy lub o żeton.

Szafki depozytowe mają szerokie zastosowanie na kąpieliskach otwartych, stokach narciarskich, muzeach, parkach rozrywki. W niektórych przypadkach można połączyć użycie szafki z odpłatnością dokonaną przez Internet płatnością smartfonem.

Ad 3. System parkingowy.

System parkingowy jest istotnym elementem infrastruktury obiektu, jeśli Inwestor chce zorganizować przestrzeń parkingową lub też czerpać z tej przestrzeni korzyści finansowe. Aby zapewnić automatyzację obiektu należy również tą strefę rozpatrzyć jako element, który powinien funkcjonować w sposób maksymalnie nieangażujący obsługi technicznej i kasjerskiej.

Automatyzacja systemów parkingowych polega przede wszystkim na braku konieczności rozliczania parkingu w kasie obiektu. Standardem jest pobieranie biletu na wjeździe na parking, natomiast niekoniecznie jest standardem jego bezobsługowość ze strony obiektu. Często parkingi są zorganizowane w ten sposób, że bilet parkingowy rozliczny jest w kasie, co generuje kolejki i wydłuża czas obsługi klienta.

Bilet parkingowy nie musi być rozliczany w kasie. Coraz częściej widać już automaty parkingowe, gdzie można szybko opłacić „kwitek”. Nowością natomiast jest bilet w formie elektronicznej (zakupiony przez Internet razem z biletem wstępu na obiekt). Dla obiektów, które przeżywają „najazd” zaraz po otwarciu świetnie sprawdzi się bilet internetowy do okazania „na wyjeździe”. To rozwiązanie doskonale sprawdza się np. w Legolandzie na południu Niemiec, gdzie większość ruchu samochodowego jest generowanego w pierwszych dwóch godzinach od otwarcia. Na czas przyjazdu gości szlabany wjazdowe są podniesione, pozwalając klientom na wjazd na obszerny parking bez generowania znanych nam z naszych autostrad korków przed automatem wydającym „kwitki”. Opłata za parking jest ryczałtowa za cały dzień i tylko z opłaconym biletem w formie elektronicznej można z Legolandu wyjechać. Skanowanie biletu odbywa się na automatach wyjazdowych.

Najbardziej efektywną formą biletu parkingowego jest bilet online, który można zeskanować na wjeździe na obiekt jak i na wyjeździe z tego obiektu. Pokazywany na ekranie smartfona (lub wydrukowany) bilet można opłacić w automatach, w kasie obiektu lub online. Mając możliwości integracji danych z systemu ESOK (lub parkingowego) i z platformą sprzedaży online jak np. eAktywni, nie ma barier aby opłacić bilet online kwotą odpowiadającą realnemu czasowi użytkowania płatnej strefy parkingowej.

Ad 4. Integracje systemowe.

Integracje systemowe pozwalają w wymierny sposób na skrócenie czasu koniecznego do obsługi administracyjnej obiektu. Na szczególne miejsce zasługuje tutaj integracja systemu sprzedażowego ESOK z systemami finansowo-księgowymi (FK). Generowanie raportów sprzedażowych jest codziennością w prowadzeniu biznesu. Ogromna ilość czasu (czytaj: pieniędzy) może zostać zaoszczędzona poprzez umiejętne przesyłanie danych sprzedażowych bezpośrednio do systemu działu księgowości. Dobrze przeprowadzona integracja sprawi, że wymagane dane będą bezpośrednio się zapisywać w systemie FK wraz z odpowiednią dekretacją poszczególnych grup asortymentowych.

Dobrym przykładem może tutaj być sytuacja, gdzie księgowość prowadzi rozbudowaną analitykę kont sprzedażowych, np. w rozdzieleniu na poszczególne obiekty lub strefy. Chcąc zaksięgować dane (nie posiadając aktywnej integracji z FK), np. przychody ze strefy SPA, parkingu lub biletów na skatepark na osobnych kontach, księgowość (lub kasjerzy) musieliby przygotowywać specjalne raporty z systemów ESOK w sposób ręczny a następnie wysyłać je do działku księgowości aby zostały „przeklepane” na poszczególne konta analityczne. Zajmuje to nieraz kilka dni w miesiącu – szczególnie w przypadku wieloobiektowych organizacji.

System ESOK TTSoft może być integrowany w taki sposób, że każda poszczególna pozycja asortymentowa może być eksportowana i dekretowana na konkretnym koncie księgowym. Dzięki temu zabiegowi można przeprowadzić automatyzację procesu księgowania sprzedaży organizacji. Drukowane raporty i jeszcze popularne „przeklepywanie faktur” może zostać wyeliminowane, jeżeli integracja systemowa zostanie przeprowadzana w sposób maksymalnie efektywny.

Zapraszam do współpracy i zadawania pytań związanych z tą częścią bloga na [email protected]

W kolejnej części opiszemy Case Study. Będzie to przykład dosyć ekstremalny, gdzie obiekt całkowicie zrezygnował z obsługi kasjerskiej na rzecz automatów i sprzedaży internetowej.

Zapraszamy do śledzenia naszego bloga!